Політика конфіденційності

AGATA CRM — хмарна система керування (CRM) для косметологічних клінік і салонів краси. Ця політика пояснює, які персональні дані обробляються в сервісі та на нашому сайті agatacrm.com, звідки вони беруться, кому передаються, скільки зберігаються та як їх видалити.

1. Хто ми і хто за що відповідає

У сервісі дві різні ролі, і їх важливо розрізняти:

• Клініка — володілець персональних даних своїх клієнтів. Вона вирішує, які дані вносити, навіщо, як довго зберігати та кому з персоналу давати доступ. Вона ж повідомляє клієнта про обробку його даних.
• ФОП Димо Анна Ігорівна — розпорядник: надає програмне забезпечення та обробляє дані клієнтів клініки лише за її дорученням, у межах, описаних у розділі «Обробка персональних даних за дорученням клініки» Умов користування. Ми не використовуємо ці дані для власних цілей, не продаємо їх і не передаємо іншим клінікам.

Щодо облікових записів працівників клініки (реєстрація, вхід, підписка, звернення в підтримку), а також відвідувачів нашого сайту agatacrm.com (заявки і веб-аналітика) володільцем даних виступає ФОП Димо Анна Ігорівна.

2. Звідки ми отримуємо ваші дані

• Від вас самих — коли ви заповнюєте форму запису або підписуєте згоду за посиланням (див. розділ 4).
• Від клініки — персонал вносить вашу картку, записує на візит, додає нотатки.
• З іншої програми — коли клініка переносить у AGATA свою наявну базу.
• З підключених месенджерів — Telegram та Instagram Direct, якщо клініка їх підключила (див. розділ 7).
• З рекламних лід-форм Meta — заявки, які людина сама залишила у формі в оголошенні клініки; вони потрапляють у розділ «Ліди».
• З нашого сайту agatacrm.com — коли ви залишаєте на ньому заявку, а також через веб-аналітику сайту (розділ 15).

Повідомлення про обробку, яке за законом має отримати кожна людина, надає клініка як володілець даних — вона ж визначає його спосіб і момент.

3. Які дані обробляються

• Облікові записи персоналу: ім'я, email, телефон, роль і права доступу, записи про дії в системі, час і технічні дані входу.
• Клієнти клініки: ім'я, телефон, email, дата народження, історія візитів і покупок, абонементи, платежі, нотатки адміністратора.
• Заявки (ліди): ім'я, телефон, email і коментар з форм на сайті клініки та з рекламних лід-форм Meta.
• Медичні дані: анкети здоров'я, протипоказання, інформовані згоди, фото «до/після» — лише якщо клініка користується цими модулями. Про них — розділ 6.
• Листування в месенджерах: текст повідомлень, вкладені фото та голосові, ім'я та службовий ідентифікатор акаунта співрозмовника, час повідомлення — з каналів, які клініка підключила самостійно (Telegram, Instagram Direct).
• Технічні дані: журнали помилок і запитів, потрібні для роботи та безпеки сервісу.
• Звернення до підтримки — текст, який персонал клініки пише нам через кнопку «Знайшли помилку?», прикріплені знімки екрана (на них можуть бути дані клієнтів — клініка окремо це підтверджує) і технічні відомості про сторінку та браузер. Знімки зберігаються у приватному сховищі, бачить їх лише команда AGATA.
• Заявки з сайту agatacrm.com (запис на демо, «Зателефонуйте мені» та інші форми сайту): ім'я, телефон, назва клініки, зручний спосіб зв'язку, сторінка, з якої надіслано заявку (разом із мітками UTM у її адресі), та IP-адреса — щоб обмежувати частоту заявок.
• Відвідувачі сайту agatacrm.com, якщо веб-аналітика ввімкнена (розділ 15): ідентифікатор у cookie Google Analytics, переглянуті сторінки і звідки ви на них прийшли, дії на сайті (наприклад, що заявку надіслано), тип пристрою і браузера, приблизне місцезнаходження, яке Google визначає за IP-адресою.

4. Коли ви вводите дані самі

Є дві публічні сторінки, де людина вносить дані власноруч, без участі персоналу:

• Онлайн-запис (сторінка запису конкретної клініки) — ім'я, телефон, обрана послуга та коментар. Окремою позначкою ви можете погодитись на SMS-нагадування про візит; без неї нагадування не надсилаються.
• Підписання інформованої згоди за посиланням із SMS — ви переглядаєте текст згоди клініки та підтверджуєте його. Зберігаються факт, дата та час підписання та сам текст, який ви бачили.

5. Навіщо ми обробляємо дані і на якій підставі

Цілі обробки:

• надати клініці саму послугу — календар, картки клієнтів, склад, фінанси, чати;
• надсилати нагадування про візит — лише SMS і лише за згодою, яку ви дали при записі або в клініці;
• відповідати на ваші звернення в підключених месенджерах. В Instagram Direct ми не пишемо першими, не робимо розсилок і не надсилаємо рекламу;
• захищати сервіс: журнали, резервні копії, виявлення зловживань;
• виставляти рахунки за підписку та виконувати вимоги закону;
• відповідати на заявки з сайту agatacrm.com: зв'язатися з вами і показати сервіс;
• розуміти, які сторінки сайту agatacrm.com корисні відвідувачам (веб-аналітика, розділ 15).

Підстави щодо даних клієнтів клініки. Власної підстави ми не маємо: ми діємо за дорученням клініки. Підставу визначає клініка — це договір між нею та клієнтом, згода клієнта або її законний інтерес як володільця.

Підстави щодо наших власних даних (акаунти працівників клінік, підписка, звернення в підтримку): виконання договору з клінікою; наш законний інтерес у безпеці сервісу — проти нього ви можете заперечити; вимоги закону щодо обліку та звітності.

Підстави щодо відвідувачів сайту agatacrm.com. Заявка — дії, що передують укладенню договору, на ваш запит. Веб-аналітика сайту (розділ 15) — ваша згода там, де сайт її питає (Європа); в Україні та решті світу — наш законний інтерес знати, як відвідувачі користуються сайтом. Проти нього ви можете заперечити будь-коли: вимкніть аналітику в «Налаштуваннях cookie» внизу сторінки сайту. Маркетингова позначка (розділ 15) — лише ваша згода, хоч би де ви були: без вашого вибору вона не вмикається.

6. Медичні дані

Анкети здоров'я, протипоказання, інформовані згоди та фото «до/після» — особлива категорія даних. Підставу для їх обробки визначає клініка: це або окрема однозначна згода людини, або надання медичної допомоги медичним працівником, зв'язаним професійною таємницею. У нас власної підстави для цієї категорії немає — ми обробляємо їх виключно за дорученням клініки.

Технічно: текстові поля медичної картки зашифровані в базі окремим ключем кожної клініки. Фото зберігаються у приватному сховищі та відкриваються лише за короткими підписаними посиланнями — прямого публічного доступу до файлів немає.

7. Дані з Instagram

Якщо клініка підключила свій Instagram, ми отримуємо від Meta таке:

• ідентифікатор і назву підключеного бізнес-акаунта та токен доступу;
• вхідні та вихідні повідомлення — текст, фото, голосові, час;
• ім'я та нікнейм співрозмовника і його службовий ідентифікатор;
• позначку, що повідомлення є відповіддю на сторіс.

Фото та голосові ми копіюємо у власне сховище: посилання Meta живуть лише кілька годин, і без копії вкладення в переписці за день-два перестали б відкриватись.

Чого ми НЕ отримуємо: списку підписників, статистики акаунта, історії листування до моменту підключення, коментарів під публікаціями, даних рекламних кабінетів.

Строки. Листування зберігається, доки клініка користується сервісом. Токен доступу діє близько 60 днів і автоматично продовжується; коли клініка від'єднує канал, ми просимо Meta більше не надсилати події цього акаунта і видаляємо токен із бази. Видалення листування на запит людини — розділ 14 і сторінка «Видалення даних».

8. Штучний інтелект

Окремі функції передають дані до моделі Anthropic Claude. Це важливо розуміти точно:

• AI-адміністратор у чатах — працює, лише якщо клініка увімкнула модуль і дозволила автономний режим. Він може самостійно відповісти клієнту і створити запис у календарі. До моделі передається історія листування в цьому каналі (зокрема отримана з Instagram), ім'я клієнта з картки та перелік послуг і цін клініки.
• Підказка відповіді — за натисканням кнопки адміністратором. Передаються останні повідомлення розмови.
• Аналітичні інсайти — запускає працівник, який має доступ до звітів. Передаються зведені показники без імен і контактів клієнтів.

Медичні анкети, інформовані згоди та фото «до/після» до моделі не передаються. Anthropic є нашим субпроцесором, обробка відбувається на серверах у США — див. розділ 10. За комерційними умовами API, на яких ми працюємо, передані дані не використовуються для навчання моделей.

9. Кому передаються дані

Ми залучаємо технічних постачальників (субпроцесорів), без яких сервіс не працює. Кожен обробляє дані лише за нашим дорученням:

• Vercel (США) — хостинг застосунку;
• Neon (США) — база даних;
• Clerk (США) — авторизація персоналу, сесійні cookie;
• Cloudflare R2 (США) — зберігання файлів і фото;
• Anthropic (США) — AI-функції за розділом 8;
• Meta Platforms — доставлення повідомлень Instagram Direct і заявки з лід-форм;
• Telegram — доставлення повідомлень у Telegram;
• TurboSMS або AlphaSMS (Україна) — надсилання SMS: нагадування, коди підтвердження, посилання на згоди. Канал підключає сама клініка своїм акаунтом; передаються номер телефону та текст повідомлення;
• WayForPay, LiqPay або monobank (Україна) — приймання онлайн-передоплат за запис, якщо клініка це увімкнула. Кошти йдуть на рахунок самої клініки. Дані банківської картки вводяться на боці платіжного сервісу і до нас не потрапляють — ми бачимо лише результат оплати.

Про заміну або додавання постачальника ми повідомляємо клініки в кабінеті або листом.

Сайт agatacrm.com до цього переліку не входить: він не підключений до кабінету CRM і доступу до даних клінік та їхніх клієнтів не має. Його постачальники:

• Google (США) — веб-аналітика сайту (Google Analytics 4) за правилами розділу 15;
• «Хостинг Україна» (Україна) — розміщення сайту; там же зберігаються заявки з його форм.

Заявка з сайту надходить і в кабінет платформи AGATA (розділ «Заявки»). Якщо це налаштовано, про нову заявку команда AGATA дізнається ще і у Telegram або листом, а SMS-підтвердження заявки вам надсилає TurboSMS.

Державним органам дані передаємо лише за законною підставою. Нікому іншому дані не передаються та не продаються.

10. Передавання даних за кордон

Частина постачальників із розділу 9 розташована за межами України — переважно у США. Це означає, що ваші дані обробляються на серверах в іншій країні.

Підстава такої передачі — необхідність виконання договору: без цих сервісів робота CRM неможлива. Ми користуємось умовами обробки даних, які ці постачальники застосовують до всіх своїх клієнтів. Якщо ваша клініка працює в ЄС і потребує окремого договору про обробку даних — напишіть нам на crmagata@gmail.com.

Окремо — веб-аналітика сайту agatacrm.com: дані відвідувачів сайту отримує Google у США. Для роботи CRM аналітика не потрібна; у Європі вона працює лише з вашої згоди, в Україні та решті світу — на підставі нашого законного інтересу, і вимкнути її можна будь-коли (розділи 5 і 15). Google обробляє ці дані за власними умовами обробки даних.

11. Скільки зберігаємо

• дані клініки та її клієнтів зберігаються, доки клініка користується сервісом і доки вона сама їх не видалить;
• видалений у кабінеті запис одразу зникає з інтерфейсу: персонал його більше не бачить, він не потрапляє у списки, звіти та розсилки. Функції «відновити» в кабінеті немає. Технічний слід запису певний час лишається в базі — це потрібно, щоб не розсипались пов'язані записи (візити, оплати);
• остаточне стирання ми виконуємо на письмовий запит клініки або людини, якої стосуються дані, протягом 30 днів — див. сторінку «Видалення даних». Автоматичного стирання «за розкладом» у сервісі немає, і ми свідомо не обіцяємо строків, яких не виконуємо;
• після припинення підписки ми зберігаємо дані щонайменше 90 днів, щоб клініка встигла їх вивантажити; видалення виконуємо на її запит;
• резервні копії перезаписуються за розкладом постачальника бази даних; видалене зникає з них у міру перезапису;
• заявки з сайту agatacrm.com зберігаються на сервері сайту та у кабінеті платформи AGATA без автоматичного стирання; видаляємо їх на ваш запит;
• Google Analytics зберігає дані про окремого відвідувача сайту не довше 14 місяців — це найбільший строк, який він дозволяє для звичайного ресурсу. Cookie аналітики діють до 2 років від останнього відвідування сайту, ваш вибір щодо cookie — 180 днів (розділ 15).

12. Як ми захищаємо дані

• шифрування при передаванні (HTTPS);
• телефон і email у картці клієнта, а також текстові поля медичної картки додатково зашифровані в самій базі окремим ключем кожної клініки — копія бази без ключа їх не розкриває. Контакти в необроблених заявках («Ліди») та в листі очікування поки зберігаються без такого шифрування; ми поетапно поширюємо його на решту розділів;
• технічна ізоляція клінік на рівні бази даних — одна клініка не бачить дані іншої;
• рольовий доступ: власник, управляючий, адміністратор і майстер бачать різний обсяг даних;
• журнал дій із чутливими операціями: додавання та звільнення персоналу, зміна ролей і прав, видалення картки клієнта, редагування фінансової операції — із зазначенням, хто і коли це зробив (Налаштування → Безпека);
• файли зберігаються у приватному сховищі та відкриваються лише за короткими підписаними посиланнями;
• доступ нашого персоналу обмежений: до даних клініки ми звертаємось лише для технічної підтримки на її запит або для усунення збою.

13. Якщо стався витік даних

Дізнавшись про витік, ми невідкладно — і в будь-якому разі протягом 72 годин після виявлення — повідомляємо клініку, якої він стосується, і описуємо, що сталося, які дані зачепило та що ми робимо. Далі клініка як володілець вирішує, як повідомити своїх клієнтів і чи звертатись до наглядового органу. Якщо витік стосується даних, володільцем яких є ми (акаунти персоналу), ми повідомляємо людину напряму.

14. Ваші права

Щодо своїх персональних даних ви маєте право:

• знати, чи обробляються ваші дані, які саме, звідки їх отримано та з якою метою;
• отримати доступ до них і копію;
• знати, кому дані передаються, та на яких умовах надається доступ;
• вимагати виправлення неточних даних;
• пред'явити вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки;
• вимагати обмеження обробки або знищення даних;
• відкликати раніше надану згоду;
• знати, чи ухвалюються щодо вас рішення автоматично, і заперечити проти цього;
• отримати свої дані у придатному для перенесення вигляді: у кабінеті доступне вивантаження у файли CSV — клієнти, послуги та ціни, візити, склад, команда (Налаштування → Експорт даних). Решту даних вивантажуємо на запит вручну;
• звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини (контакти — на його офіційному сайті) або до суду.

Куди звертатись. Якщо ви клієнт клініки — спершу до самої клініки: саме вона розпоряджається вашими даними. Якщо клініка не відповідає, напишіть нам на crmagata@gmail.com. Якщо ви писали клініці в Instagram — див. сторінку «Видалення даних». Якщо ви працівник клініки — керуйте акаунтом у налаштуваннях або напишіть нам. Якщо ви залишали заявку на сайті agatacrm.com — напишіть нам на crmagata@gmail.com.

На звернення ми відповідаємо протягом 30 днів. Якщо запит складний і потребує більше часу, ми повідомимо про це та назвемо новий строк.

15. Файли cookie

Кабінет CRM (app.agatacrm.com і піддомени клінік) використовує лише технічно необхідні cookie. Сесійні cookie, які тримають ваш вхід у кабінет, встановлює наш постачальник авторизації Clerk. Наші власні cookie пам'ятають на вашому пристрої обрані тему оформлення і мову інтерфейсу, клініку, з якої на ньому востаннє входили, і час того входу (щоб сторінка входу показала назву клініки), а також те, що ви сховали нагадування про оплату підписки до кінця дня. Поки ви підключаєте Instagram, кабінет на кілька хвилин ставить одноразовий код підключення Instagram (щоб підключення завершила та сама людина, що його почала) і результат підключення Instagram, який зникає, щойно сторінка налаштувань його покаже. Рекламних, аналітичних і трекінгових cookie кабінет не встановлює і не читає — тому немає там і банера згоди.

Сайт і кабінет працюють на одному домені agatacrm.com. Аналітичні cookie сайту (Google Analytics) і cookie з вашим вибором щодо cookie ставляться лише на саму адресу agatacrm.com, тож у кабінет браузер їх не надсилає. Деякі cookie кабінету (наприклад, мова інтерфейсу) діють на весь домен, тож браузер надсилає їх і на сайт, але сайт їх не читає. Спільна для сайту і кабінету лише cookie теми оформлення (agata_theme): тема, обрана на сайті, діє і в кабінеті, і навпаки.

Сайт agatacrm.com. Необхідні cookie сайту зберігають ваш вибір щодо cookie і тему оформлення і працюють завжди. Аналітичні cookie (Google Analytics 4) допомагають зрозуміти, які сторінки сайту корисні відвідувачам. Коли вони вмикаються, залежить від того, звідки ви відкриваєте сайт:

• Європа — країни ЄС і ЄЕЗ, Велика Британія, Швейцарія та інші країни Європи, крім України: лише після вашої згоди в банері cookie. До згоди лічильник не завантажується.
• Україна та решта світу: одразу, без банера. Вимкнути аналітику можна будь-коли за посиланням «Налаштування cookie» внизу сторінки сайту. Маркетингова позначка при цьому лишається вимкненою (див. нижче).

Буває, що сайт показує банер і поза Європою, — тоді аналітика так само вмикається лише після вашої згоди.

Регіон сайт визначає у вашому браузері за часовим поясом пристрою. IP-адресу для цього ми не використовуємо, а часовий пояс нікуди не надсилається. Якщо пояс визначити не вдалося, сайт питає згоди, як у Європі.

Маркетингові cookie. Окремих рекламних лічильників на сайті немає. Позначка «Маркетингові» в банері дає Google дозвіл (режим згоди Google Consent Mode) на рекламні cookie та на використання даних про відвідування сайту для реклами. Сама собою вона не вмикається ніде: у Європі — лише з вашої згоди в банері, в Україні та решті світу — лише якщо ви самі ввімкнете її в «Налаштуваннях cookie». Крім того, у лічильнику сайту вимкнено Google signals і персоналізацію реклами: дані про ваші відвідування не пов'язуються з обліковим записом Google і не використовуються для персоналізованої реклами — навіть коли маркетингову позначку ввімкнено.

Як довго діє ваш вибір. Згоду чи відмову сайт зберігає в cookie цього браузера на 180 днів. Коли строк мине, коли ви видалите cookie сайту або коли ми змінимо перелік категорій cookie, вибір доведеться зробити знову: у Європі банер з'явиться ще раз, а поза Європою знову ввімкнеться аналітика — доки ви її не вимкнете; маркетингова позначка лишиться вимкненою, поки ви самі її не ввімкнете. Відкликання згоди не впливає на законність обробки до моменту відкликання.

16. Діти та підлітки

Кабінет CRM призначений для працівників клінік і не розрахований на осіб до 18 років. Дані неповнолітніх клієнтів вносить клініка: до 14 років — за згодою законного представника; з 14 років особа сама дає згоду на медичне втручання (частина 3 статті 284 Цивільного кодексу України), решта питань вирішується за участю законного представника.

Для Instagram діють правила Meta — користуватись ним можна з 13 років. Якщо з'ясується, що в дірект клініці написала молодша дитина, ми видалимо це листування на звернення батьків або опікунів на crmagata@gmail.com.

17. Зміни

Актуальна редакція завжди доступна за цією адресою; дата редакції вказана вгорі. Про суттєві зміни ми повідомляємо клініки в кабінеті або листом не пізніше ніж за 14 днів до набрання ними чинності.

18. Контакти та реквізити

Питання щодо персональних даних: crmagata@gmail.com. Загальна підтримка: crmagata@gmail.com. Відповідаємо протягом 30 днів.

ФОП Димо Анна Ігорівна · м. Миколаїв, вул. Галини Петрової, 5 · crmagata@gmail.com